【招标信用】关于综合部2026年客户文档及财务档案管理服务分散采购项目的立项请示公告

关于综合部2026年客户文档及财务档案管理服务分散采购项目的立项请示公告
发布时间：2026-04-28
2026年客户文档及财务档案管理服务采购项目需求
一、项目背景与目标
为规范公司客户文档及财务档案的全生命周期管理，提升档案管理的规范化、数字化、安全化水平，提高档案利用效率，降低管理成本，公司拟采购2026年度客户文档及财务档案管理服务。本项目旨在通过专业的服务，实现对公司客户文档和财务档案（包括但不限于会计凭证、账簿、报表、银行对账单、纳税申报资料等）的收集、整理、著录、存储、保管、销毁等环节的专业化、标准化管理，确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性，满足公司业务运营、合规审计及战略决策的需求。
二、服务内容
服务方需提供文档管理服务，服务内容包括文档的清点、整理、登记、装箱、录入、送取、消杀、上架、存储、调阅、查阅、销毁、文档管理用品提供等。
三、服务要求
1．专业性：服务方须具备档案管理相关资质，拥有经验丰富的档案管理专业团队，团队成员应熟悉国家及行业档案管理法规标准。
2．规范性：严格按照国家档案管理法律法规（如《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等）、行业标准及公司内部档案管理制度开展工作，确保档案管理各环节操作规范、记录完整。
3．安全性：
(1) 物理安全：确保纸质档案存储场所的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等措施到位，配备必要的消防器材和监控设备。
(2) 信息安全：对电子档案的采集、存储、传输、利用等过程进行严格的安全保密管理，建立数据访问权限控制机制，防止档案信息泄露、丢失、篡改或被非法访问。服务方须与公司签订保密协议，对接触到的所有公司档案信息承担保密责任，直至该信息进入公有领域。
(3) 操作安全：建立规范的档案操作流程和应急预案，防止因操作不当导致档案损坏或数据丢失。
4．高效性：在约定的时间内完成档案的接收、整理、数字化等工作，确保档案能够及时提供利用。对于档案查询等服务，应在合理时间内响应并完成。
5．准确性：确保档案整理、数字化等工作的准确率达到高标准。
6．可追溯性：对档案的接收、整理、著录、存储、借阅、归还、销毁等各个环节均需有详细的记录，形成完整的档案管理台账，确保全过程可追溯。
7．服务响应：建立畅通的沟通渠道，对公司提出的问题和需求应在双方约定的时间内解决。
四、服务期限
服务期限为2026年5月1日至2027年4月30日。
五、其他要求
1．服务方在服务过程中需遵守公司的各项规章制度，接受公司的监督和检查。
2．本项目不接受联合体投标。
3．服务方须提供公司在合法性、安全管理、技术与服务能力、质量与保险保障以及资金与人力资源等方面具备相应的资质和条件等资料。
4．服务方需提供报价单，包括档案存储、搬运、档案用品、档案销毁等费用。其中储存价格不得高于2.8元/月/箱。
5．需提供纸质和电子材料，于2026年4月29日下午16点前，在贵阳市南明区亨特国际金融中心26楼进行应答。
6．档案存储地点仅限贵阳市。